広報誌や季刊誌制作の業務効率化が課題だった

竹添さん　YTL は、製薬企業の MR（医薬情報担当者）や薬剤師など、主に薬に関わる社会人向けの教育を担っています。

島﨑さん　薬剤師向けの季刊誌なども制作しています。薬剤師向けの季刊誌は、薬剤師の方の生涯学習のための冊子で、認定単位を取得するための教材として使われています。その冊子の制作過程で、現在 Brushup を使っています。

竹添さん　当時、少ない人数で広報誌を企画・制作する必要があり、外注のデザイナーさんとのやりとりにおいて、社内のようなスピード感を求めていました。デザインのチェックや文字のチェックなど、もっと便利な方法はないかと調べたところ、Brushup を見つけました。まずは1冊、無料プランで作ってみて、使い勝手の良さを実感しました。そして、2冊目からは有料プランに移行できるよう、社内提案を実施しました。他の制作物にも使えそうだったため、社内の他の冊子を制作している部署へ伝えていきました。

煩雑なメールのやり取りがなくなり、工数70％削減

島﨑さん　これまでの制作においては、例えばメールのタイトルがバラバラだったり、依頼した箇所以外の修正が入っていたりと、とにかく煩雑でした。抜け漏れも多く、メールを使用しなくてもいいツールはないかと探していたんです。そんなときに、社内で既に利用があって、かつ、協力会社でも利用していた Brushup を教えていただき、使い始めるようになりました。もう信じられないくらいメールを送っていたので、そのやりとりが一切なくなって本当に助かりました。添付ファイルを探す手間もなくなって、かなり時短になっています。

竹添さん　元々、校正業務やデザインのイメージの共有に使い始めましたが、副次的な発見も多くありました。例えば、最新版の原稿の確認が、スムーズになりました。これまでは、赤入れした PDF をメールに添付してやりとりするため非常に煩雑で、どのメールが最新で、今、第何校なのかがわかりにくく、メールを探すことも時間を費やしていました。

島﨑さん　以前は出力した紙を何人もが持ち回って、バラバラに修正していたのが、Brushup 上で一元管理できるようになりました。制作にかかる工数が、70％くらい削減できているんじゃないかなと思っています。おかげで浮いた時間を、デザインの改善などのクリエイティブな作業に充てられるようになりました。また、紙の出力も最小限で済むようになったので、テレワークがしやすい環境になったのも助かっています。

竹添さん　状況に応じてカジュアルなやり取りができるところは、Brushup の好きなところです。メールを書くたびに、挨拶文や言い回しに気を配るなど、1日に何度もメールする相手にも必要なのだろうかと思っていました。Brushup ではチャット感覚で気軽にコミュニケーションをとることができました。私以外にも、若手社員は、やり取りのハードルが下がったようで、制作のスピードアップに繋がっていたと思います。

島﨑さん　それから、社内の校正フローも整理されて、誰が何をするのかが明確になりましたね。Brushup を導入したことで、業務フロー自体の改善にもつながったと感じています。

余計なことを考えず、本当に必要な作業に集中できる

竹添さん　書類やPC上のフォルダ管理は正直苦手なのですが、Brushup のおかげでそれが問題にならなくなりました。また、校正業務の基礎知識がなくても、Brushup の機能を使うことで、制作業務に携わることのハードルが下がったように思います。

島﨑さん　やり取りの履歴が残るので、責任の所在も明確になりましたね。誰の責任か分からないままのコミュニケーションは、非常にストレスが大きかったのですが、責任の所在が明確であればリカバーも速いです。おかげで抜け漏れのない、高品質な制作物を作れるようになったと感じています。

竹添さん　何かと雑多な作業が多い制作業務ですが、Brushup のおかげで、余計なことを考えず、本当に必要な作業に集中できる環境が整いました。

島﨑さん　校正業務のハードルを下げてくれるツールだと思います。とはいえ、慣れたやり方のほうがいいという人もまだいるので、Brushup のよさを伝えて、もっとみんなで使っていけるようにしたいですね。