市の広報誌制作でBrushupが「業務の中心」に。机の上がきれいになり、紙の保管スペースも縮小
高槻市役所 様
総合戦略部 広報室 主査
岡本龍一さん、橘田加奈さん
大阪府高槻市の全戸に、毎月16万部を配布する『広報たかつき』。その制作にあたる広報室では、120以上ある各担当課との校正ゲラ確認作業を効率化するために、2022年4月にBrushupを導入しました。導入後の大きな変化について、編集部のお二人にお聞きしました。
いまご担当されている業務について教えてください。
岡本さん 高槻市の総合戦略部 広報室で、『広報たかつき』の制作を行っています。編集スタッフは私と橘田をふくめて、全員で4名です。『広報たかつき』は高槻市の16万4千世帯に全戸配布しており、市のさまざまな取り組みやイベントを誌面を通じて市民の方々にお知らせしています。毎号、外部の制作会社にお願いしている表紙と巻頭特集の7ページ以外は、40数ページのすべてを私たち広報スタッフが取材・執筆・撮影・編集しています。
Brushupを導入されたのはいつ、どんな理由だったのでしょうか。
橘田さん Brushup を導入したのは、今年の4月です。その1月ぐらい前にテスト導入して、最初は印刷会社とのやりとりのみに使っていましたが、現在は120以上ある校正先との原稿のやりとりのすべてを Brushup 上で行っています。
それまでは、 全ページのゲラを紙で出力し、校正の注意点などを記した表と一緒にホチキスで留めて、各担当課に直接行って手渡しするか、FAX で送っていました 。
120以上もある担当課に手渡しと FAX ですか！ それは想像するだけでもたいへんな手間と時間がかかりそうですね…。
岡本さん そうなんです。役所の業務は、暮らしに関わる告知や、納税、スポーツや文化イベント、医療関係、教育……などなど市民の生活全般に関わります。業務を担当する部署や課は多岐にわたり、間違ったことが印刷されないよう、毎号、確認をお願いする人が百人以上にもなるんです。その確認作業にかかる手間と時間のコストを削減するために、Brushup を導入しました。
Brushupをご存知いただいたきっかけは？
橘田さん 私がなにかいいデジタルツールがないかネットを検索するなかで、神戸市さんの導入事例を見つけたことです。神戸市の広報部の方々が実際に Brushup を導入されて、どのような効果があったのかという記事を読んで、「まさに今、私たちが求めているツールだ！」と感じ、すぐに問い合わせました。
このページがお役に立ったわけですね！ 導入してみて、どんな変化がありましたか？
岡本さん まず何より、ゲラを紙出力して、担当課に手渡ししなくても良くなったことで、確認にかかっていた手間は激減しました。校正済みのゲラを回収する手間もなくなりました。それまで離れた建物にある課には、ゲラを FAX で送っていたのですが、その作業も必要ありません。担当課の方々からも、Brushup 上にアップされたデータを同時に複数の人が確認できるので、「上司のところに見せに行く手間がなくなり、とても助かった」と聞きました。
橘田さん 写真などの重いデータも、以前に比べて短時間でアップできるのが嬉しいです。デザインを担当する印刷会社とは以前から、写真やイラストのデータをサーバにアップしてやり取りしていたのですが、容量の大きなデータはアップロード完了までに時間が取られていました。それが Brushup を使うようになってからは、ずっと短時間で済むようになりました。
岡本さん 校正がすべてデジタル化されたことで、赤字の転記ミスが激減したことも大きいですね。手書きのゲラのときは、校正を入れた人の字に癖が強かったりすると、私たち編集スタッフや印刷会社のオペレーターが誤読してしまうことがありました。それが Brushup なら赤字を「コピペ」すればいいので、転記の際のミスが発生することがほとんどありません。また以前はプリント代を節約するために、カラーページもモノクロでゲラを出力していたのですが、Brushup ならタブレット等の画面上でフルカラーで確認できるので、校正作業の正確さは格段に上がりました。
Brushupがお役に立てていること、とても嬉しいです。その他にも副次的な変化はありましたか？
岡本さん 目に見えて、編集部員の机の上がきれいになりました（笑）。以前は校了日の近くになると、ゲラの紙が机に積み上がっていましたが、Brushup ならタブレットか PC 一つあれば校正確認、修正指示ができるので助かっています。
橘田さん 紙を保管する必要がなくなったのも大きいですね。以前は広報誌を制作するたびに、毎号700枚以上紙でゲラを出していたのですが、その赤字が入ったゲラを、最低1年間はダンボールに入れて保管していました。またそのバックナンバーのゲラが詰まったダンボールの山を置いておくスペースも必要でした。
岡本さん ゲラの保管は、広報誌の発行後に何かしら誤植や間違いが見つかったとき、編集作業や各担当課、印刷会社とのやりとりのどの段階でミスが発生したのか、検証するためです。それが Brushup ならば、校正作業のやりとりが時系列ですべてデジタルで記録されるので、必要ありません。
なるほど、オフィスの省スペース化にも Brushup が貢献できたわけですね。最後に、現在の業務における Brushup の役割を一言でいうと、何でしょうか？
岡本さん うーん、難しい質問ですね（笑）。一言でいえば、Brushup は編集業務の「中心」でしょうか。原稿を印刷所に送るところから、校了作業のフィニッシュまで、広報誌の制作にかかわるほとんどの人が Brushup 上で作業をするようになりました。まさに広報誌制作業務の中心に存在する、欠かせないツールになっています。これからは広報誌だけでなく、広報室で作成する動画の校正などにも活用していきたいと考えているところです。
