自治体広報誌の制作で、Brushup の存在を知る

Brushup を知ったのは、自治体の広報誌制作がきっかけでした。市から校正ツールを導入してペーパーレス化を進めたいと相談があり、インターネットから探した結果、選んだのが Brushup です。

ただし導入までの期間がとても短く、ツール検索から制作で使い始めるまで1週間もなかったと思います。週の半ばにフォームから「実は来週初めから使いたい」と問い合わせたところ、すぐに「大丈夫ですか、どうしますか」と折り返しの電話があり、とても丁寧にご対応いただきました。定期的にご連絡をいただけたのも安心できた理由の一つです。

画面上で使い方をほぼ把握、クライアントへ操作方法をレクチャー

画面はとても分かりやすく、無料トライアルの段階で、日常的にパソコンを使う人なら迷いなく操作できると感じました。クライアントの皆さんも一緒に使い始めるので、私たちが Brushup の基本操作をある程度覚えて簡単なマニュアルを作成し、先方に出向いて2時間ほどレクチャーしました。先方にも問題なく使い方をマスターいただき、導入はスムーズだったと思います。

お互いに制作を進めながら機能を探り、「ファイルには No.を付ける」「作業ステータスは校正中・校正済みなどで色分けする」などのルールを共有して、3カ月目には基本ルールが出来上がっていました。この制作での紙出力はなくなり、先方が希望されていたペーパーレス化も実現できました。

従来は原稿 PDF や写真をメール添付し、出力して校正していました。しかし Brushup を使ってみるとこちらのほうがめちゃくちゃ楽です。この広報誌制作を経て「もったいないから社内でも使おう」と意見が出て、他の制作物でも Brushup を導入することにしました。社内の編集者や記者だけでなく、外部でお願いしている校閲担当者にも便利に使ってもらっています。

校正時の細かな手間が半減、検索速度が大幅にアップ

現在は主に『週刊レキオ』の制作で Brushup を使っています。基本はタブロイド判16ページ建て、地域の新鮮な情報を取り入れた紙面が特徴です。取材担当者は外出が多いのですが、タブレットから Brushup 経由で校正できるようになり、帰社しなくても確認できてとても助かっています。

写真も校正紙も Brushup のサーバーに保存できるので、もう紙で出すことはしていないです。前の原稿を確認したいときも、従来は保管した紙資料をめくったり、サーバーからファイルを探したりしなければいけませんでしたが、今なら検索で「○年○月号のこれ」と見つかります。校閲担当者からも、過去の語句校正や変更についてストレスなく参照できると好評です。

感覚としては細かな作業時間が半減したように思います。修正が来ればメールで通知が届くので、リンクからパッと開いてそのまま打ち込めば完了します。ガントチャートによってページごとの進捗が一目で判断でき、データ履歴からどこで間違いやズレが起こったのかが辿れます。

PDF を出力したり返信用の文面を書いたりする時間も今は不要です。修正履歴は全て残るので「これは伝えたはず／伝わっていない」という齟齬やミスがなくなりました。

既読／未読がすぐ分かり、時刻から工程を予測できるように

メールでのやり取りでは送ったメールが読まれたのかどうかは不明です。しかし今はコメントの既読／未読がすぐ確認でき、時刻を見て今後の工程を予測できるようになりました。

いつも夕方4時頃に既読になり5時頃返事をくれる方なら、こちらは既読を確認した時点で「これから修正連絡が来る」と準備できます。また、朝9時になっても既読が付かない場合は「今日は休みだから明日確認するのかも」と考えて、その日の作業を組み立てられます。以前なら「どうなっているのか」と心配していた部分が Brushup から簡単に把握でき、動きやすくなりました。

Brushup を導入した制作に関しては、データ保管・校正時の連絡・進捗管理など全てがツール内で完結しています。データ上で履歴が残るのはいろんな面でありがたいです。「後で電話で確認しなければ」という心配はなくなりました。今後も便利な校正ツールは広まっていくのではないでしょうか。

IT 操作に慣れていないクライアントにはご紹介が難しいと考えていましたが、Brushup なら分かりやすいです。担当の方にご相談すれば導入に必要なウェビナーや講習会を手配していただけるそうなので、今後はどんどんお願いしていこうと思います。