3分野の制作物チェックを膨大な紙資料で行っていた

弊社は医療用／一般用／動物用の３分野の医薬品を扱っています。それぞれ企画部門があり、製品パッケージ・添付文書・医師向け冊子などのビジュアルプロダクトのほか、テキスト、web用広告・動画・CMなども制作しています。製品が１つ増えると付随する資料や広告を並行して複数制作するので、関連する部門の確認・承認の作業量が年々ふくらんでいました。

また、当時社内は紙を基本とした作業だったため、依頼書・原本・参考資料を１束として回覧をしていました。制作や印刷を行う協力企業とのやり取りも同様です。途中で受けた指摘や変更履歴についても紙に出力して記載・添付し、確認者がハンコを押して次へ送る仕組みでした。

紙で保管していると資料を見直そうにも探し出すまでに時間がかかります。また保管スペースもかなりの面積が必要です。そこで、2018年春の本社移転の前にフローを見直し、電子化することになりました。

実務メンバーのワークショップ、コンペを経て納得の導入

初めは監査部門だけ電子化する話だったのですが「ワークフローがつながる全ての部門に入れないと真の効率化にはならない」と説得し、医薬用と一般用の「企画からプロダクト完成までに関わる一連部門」に声をかけました。

まず実践したのは経営企画室が主導するワークショップです。各部門が今どんな手順で制作を進め、何が問題なのか、どうすれば解決できるかを話し合い、やはり電子化ツールが必要だと判断。その後4社に要件定義をお伝えしてコンペを行い、みんなで選んだのがBrushupでした。

この業界だから、というこだわりを捨てて出会ったツール

最後まで競ったのは医薬業界ではメジャーなツールです。しかし私たちが扱うのは広告や情報伝達のアイテムであって、必ずしも業界に特化したものではありません。そう考えると静止画・動画・テキストを扱えるBrushupがとても有用で、低コストな点も魅力的です。UIも分かりやすく、実務を行うメンバーからの得票数で導入が決まりました。ビジュアルや動画を扱う業務であれば、業界に関係なく非常に役立つツールだと思います。

Brushupなら開発の追加コストをかけず、自分たちだけでカスタマイズができます。以前の方式と同じような流れで使えるよう、テスト運用中に最適なフローを探り、社内でルールを整えて機能設定しました。

最初に感じたメリットは、本来不要だったさまざまな待ち時間が激減したことです。今は上司の在席を見計らってハンコをもらう手間もなくなり、システム上で承認フローが完結します。指摘や修正があってもBrushupのスレッドでみんなが一気に共有でき、次工程の調整も早くなりました。履歴も一元化されるので過去が参照しやすく、進行中のものと完了したものが一目で分かるので確認抜けがなくなったのも助かっています。

自社だけでなく、他社にも大きなメリットが渡せる

たまたまコロナ禍の前に承認・チェックの流れを作っていたので、社員が在宅勤務になった後も滞りなく業務を進められています。また、これまで他社の担当者へ申し送りをするときは紙を介した対面会議を行っていたのですが、双方がBrushupを導入してこれらの会議をほぼなくすことができました。かかる時間やマンパワーを考えると、相手企業にも大きなメリットがあるのではないでしょうか。

大容量データのやり取りで使っていたクラウドサーバーもBrushup導入後は契約解除し、これらのコストも削減できています。CMやweb動画の確認はDVDプレーヤーと絵コンテの両方を回覧していましたが、動画を止めてコメントする機能を活用して修正作業のロスも改善されました。

動画機能をさらに生かして、現在はプレゼン用資料やマニュアルなどの制作で「動画や音声による修正指示」を作って送っています。テキストで伝えるより早く確実なので、伝達時のもどかしさやストレスが格段に減りました。

もう一つ強調したいのはBrushupの企業姿勢です。ITサービスでここまでの対応は見たことがありません。困ってもメールや電話で問い合わせると１日待たずに回答が届くので、現場にとって非常にありがたいです。それに必要な機能を相談すると数カ月後には実装され、声を集めるだけでなくニーズを具体的にイメージングする早さがすごい。システムも素晴らしいのですが、会社としても素晴らしいと常々感服しています。