掲載点数が多く、価格や画像の変更がギリギリまで発生

宮澤さん　私たちは、主に学校向けの営業活動のツールとして定期的に教材・保健関連のカタログを制作しています。MD 課では掲載する商品の選定や各メーカーとの価格折衝を行いつつ、印刷物としてのカタログを制作するところまでが仕事になっています。

髙橋さん　健康分野では養護教諭向けに『スクイル』、安全分野では『ライフザック』、教育分野では『スクラボ』を小・中・特別支援教育版で3冊、さらにその中から保健消耗品をメインに抽出した『サンメディ』、あと幼稚園・保育園向けのカタログもあるので、年間で企画制作するのは7、8冊くらいでしょうか。

宮澤さん　当社で最もボリュームがあるカタログが『スクラボ』で、小・中版は1冊1,300ページを超えます。価格や画像の変更はギリギリまであり、校正が8校や9校に及ぶこともあります。他社製品を含めて約20,000項目を間違いなく載せなければならず、制作チームには負担がかかっていました。

以前は1,300ページに手書き修正、スキャンして PDF 化

小原さん　Brushup を導入する前は、原稿を紙に印刷して手書きで赤字修正し、それをスキャンして PDF 化して、担当者にメールで送っていました。1冊1,300ページを全部その手順でやっていたんです。

髙橋さん　ページ数が多いと校正用に2部ずつ印刷するだけでもとても時間がかかります。別々の部署にチェックをお願いして、それぞれの修正を手書きで集約するのも大変です。管理作業が膨大で、いつの間にか最新原稿が入れ替わる「先祖返り」が起こっていました。

小原さん　2021年に全社で「できるだけシステム系ツールを導入していこう」という流れがあり、その中で見つけたのが Brushup です。他社にも声をかけていたんですが、検討に時間がかかったせいか途中から連絡が取れなくなってしまって。でも Brushup の担当の方は最後まで親身になって相談に乗っていただきました。

手書き文字の悩みや、画像データの見落としから解放される

小原さん　むしろ導入後のほうがたくさん連絡を取らせていただいたかもしれません。使い方だけでなく「こういう作業フローはどう思いますか」と運用方法もお聞きしていました。

髙橋さん　今はカテゴリーごとにデータを分けて Brushup に流し込むだけで、編集・営業・制作会社の皆さんがチェックできる体制です。デザイナーさんからは、スレッドに直接画像を貼れるので別画像やメールを確認せずに済み、修正作業がスムーズになったと聞いています。

小原さん　手書き修正を紙で集約しているときは、読みにくい文字に出合うと「聞いたら失礼かな、でも分からないな」とよく迷いました。聞きそびれると転記漏れになってしまったのですが Brushup ではその心配がありません。

「待ち時間」が減って効率的に制作が進められるようになった

宮澤さん　ツールを介すると、新しく参加したメンバーが馴染みやすいというメリットもあります。私は後から加わったのですが、普段はメールのやり取りがないメンバーとも Brushup 上なら気兼ねなく連絡ができます。

小原さん　導入して一番喜んでいるのは社長かもしれません。クラウドなので承認作業は場所に関係なくどこでもでき、私たちもすぐ既読が分かるので「待ち時間」がなくなりました。

髙橋さん　制作スケジュールも以前より自由になって、できた原稿からどんどん先へ進めても混乱なくステップを管理できています。以前は紙ベースでどうして運用できていたのか……ほとんど忘れてしまうくらい Brushup を快適に使っています。