効率化したかったのは、テキストベースのコンテンツ校正

私たちのチームは広報業務や販売支援業務を行っています。Wi-Fi 事業 PR のための媒体や印刷物、ホームページの運用制作などを担っています。ほとんどが内製で、コンテンツの企画からデザインまでを社内のメンバーが担当して進めています。皆さんが街でよく見かける公衆無線 LAN やフリー Wi-Fi のステッカーデザインも手がけています。

いつも PDF や PowerPoint から出力して手書きで赤を入れる校正をしていましたが、実はあまり不便には感じていませんでした。状況が変わったのは、2020年10月に自社 WEBマガジン「Wi-Fi コラム」を立ち上げた後です。

※「Wi-Fi コラム」 Powered by NTTBP

基本的に毎週1本ずつボリュームのある記事をアップする WEBマガジンなので、チェックと公開をよりスムーズに回していく必要が出てきました。もっと業務を効率化できないかと思っていたところ、展示会で見つけたのが Brushup です。

展示会で偶然Brushupを見つけ、「無料だから試しに」と使い始めた

展示会には他のツールを探す目的で行っていました。Brushup という校正ツールを見つけたのは本当に偶然で、「ちょうど困っているところをカバーしてくれるかもしれないね」「便利そうだから使ってみようか」とその場で相談したくらいです。

ブースでは、校正者は同時にデータにアクセスできる、動画校正でも編集点をチャプター点にできるなどのメリットも聞きました。でも今振り返るときちんと理解はしていないままだった気がします。無料版でもアカウントを作成できると分かり、「校正で困っているのだから入れたら何かいいことがあるかも」「無料だし、使ってみよう」という軽い気持ちで始めました。

トライアル後はすぐ、「とりあえず使い勝手がいいのでアカウントを増やして契約してください」と詳細の説明もせず上司に契約を進めてもらい今に至っています。画像などのビジュアル校正ではなくテキスト校正のために導入するのは珍しいと Brushup のご担当様もおっしゃっていたと思います。

“独学”で使い方をマスター、それでも必要な効率化を実現している

これまではライターが書いた Word 原稿を読み、Word 上のコメントなどで校正をつけて、OK になったら HTML に整えて公開していました。この方法だと修正者が直接 Word で書き換えてしまうことがあり、どれが最新なのか、何が直されたのかが分からず混乱していました。Brushup なら履歴が残るほか、修正可能なメンバーを選んで設定できます。

また、Word 修正の場合は校正箇所が多いと画面が真っ赤になってしまい、直した部分を確認するのに時間がかかっていました。その点でも Brushup の表示は整理されていて、ボタン１つで、すべての校正箇所と内容の表示、非表示の切り替えができます。

導入後も Brushup のご担当様に問い合わせることはほとんどなかったと思います。自分たちだけで画面を見ながら「こういう使い方もできるらしい」と情報共有して、より便利な方法を見つけていきました。今回、このような機会をいただき、知らなかった便利な機能も多かったのですが、私たちにとっては十分に業務効率につながるツールでした。今後もっと使い倒していきたいです。

記事全体・サイト全体など、縦長WEBコンテンツの校正作業に便利

WEB マガジンのほか、最近はサイトリニューアル業務でも Brushup を活用しています。スマホ画面のスクロール操作が当たり前となり、その前提としてサイトページはますます長くなっています。こういったコンテンツの全体像を見ながら校正したいとき Brushup はとても便利です。

以前は担当者がサイト全体をキャプチャし、画像を切って何枚にも分割して校正用パワポに貼りつけ、メールで必要な校正者に共有していました。校正指示を入れられるよう余白も作らなければいけないので非常に手間がかかります。しかし Brushup では画像そのものでスレッドを立てられ、アップすれば皆が一斉に確認することが可能です。

バラバラに届いた校正を1つにマージする作業も要りません。Brushup なら画面で誰かが指摘をすれば皆に伝わり、複数人が同じ部分に指示を入れて出すようなロスもなくなりました。版のバージョン管理の負担は大きく減ったと思います。

Brushup は、私たちのように気軽に導入してスタートした企業でも十分に効果がある素晴らしいツールです。必要な部分については使い切っている実感がありますが、おそらくまだ知らない機能がたくさんあります。これからは担当の方にもお聞きしながらさらに便利に活用していこうと思います。