メールと添付ファイルで運用、制作会社との正確なやり取りが難しい 

平田さん　弊社では新年度4月に小学校で採択される教材を発行するため、毎年9月から12月にかけて見本の表紙と宣伝紙を制作する作業が集中します。まず国語・算数・理科・社会など教科別の教材が存在し、それぞれの企画や学年などに合わせた内容で作らなければいけません。同じ教科でも別タイプがあるもの、学年の進度に合わせた言葉で作るものなど、さらに種類が分かれます。

森野さん　デザインや制作は外部の制作会社が行うのですが、成果物のチェックや進行管理は弊社の役割です。以前は修正指示とやり取りを、メールと添付ファイルで行っていました。教科ごとに担当者が違うので「別の担当者にデータが届いた」「アイテムが足りない」などのトラブルが発生していました。

平田さん　私は何年も前からこの問題を解決できないか考えていて、機会があればオンライン校正ツールを導入したいと思っていました。しかし初期費用もランニングコストも高額なものがほとんどです。使いたくても難しいと思っていたところ、2021年4月のある展示会で Brushup の存在を知って「欲しかったのはこれじゃん！」と一目惚れしました。

松永さん　私も翌日に偶然ブースを見学していて、Brushup の機能にとても惹かれたんです。戻って「こんなのがありましたよ」と伝えたら、もう平田さんが試用導入までの話を進めていました（笑）

その日のうちに上司へ予算申請、欲しいものが揃っていた

平田さん　ブースに寄った帰り道、すぐ上司に「エンタープライズプランで予算を押さえてください」と電話しました。即決です。他社製品で初期費用が数十万円かかることを考えたら、良い意味で機能と値段がアンバランスなんですよ。

機能としても遜色ありません。まずオンライン上で全ての校正と連絡が完結できる。加えて「見れば操作法が大体分かる」と思える画面デザイン。そしてガントチャートを実装している。進行管理機能が付いているという点は、私としては相当大きな導入理由になりました。

松永さん　私はブラウザ上で使える点が大きかったですね。PC のほかタブレットでもチェック可能で、直接描き込んで図版の修正指示ができます。メールとスキャナー、添付ファイルを駆使していた頃を考えると煩雑さがかなり解消されました。ブラウザ使用なら、他社と連携するときは相手に負担をお願いせずに導入いただけるのも、ありがたいポイントです。

導入時は消極的、しかし使用後に印象が一変した

 森野さん　実は、私は導入された当初、Brushup の使用には消極的でした。面倒な手間が増えそうで導入説明会でもちょっと斜めに見ていたくらいです。

見本の表紙や宣伝紙を編集する過程では、制作会社とのやり取りで大量のアイテムの往復が発生します。従来はメール添付のデータを決められたフォルダに保管する方法をとっていましたが、人が行うことなので、どうしても保存忘れやフォルダ間違いが起きてしまいます。

その点、Brushup なら「算数Aテスト」というアイテムを登録すれば関連データが全てそこで保管でき、コメント記録も一元化できます。それにステップ表示を見れば誰でも進捗が分かり、相手の確認負担も減ります。これは使っているうちに「本当に素晴らしいな」と思いました。今は探し物にかかる手間や時間がかなり削減されました。

平田さん　こうやって、私は進行管理、森野はデータの正確な授受と整理、松永はオンライン校正中心など、抱えている業務や役割によって用途を分けられるのも魅力だと思います。

差分検出機能やスクリーンショット、体感したから分かる素晴らしさ

平田さん　差分検出機能の精度の高さは後から使って気づきました。出版プロセスでは納品 PDF を印刷会社が印刷用に加工するので、文字化けが起きていないか、データに誤りがないかを担当者がチェックする必要があります。面倒な作業なのですが、Brushup だと肉眼で分からないレベルの変化も差分として可視化してくれるので、今後はしっかり制作フローに組み込もうと思っています。

Webサイトのスクリーンショットもとても便利です。URL を入れて撮ると数スクロール分の縦長画面を1データとして扱えます。社外の執筆者とブログ記事を制作しているのですが、Brushup 内で原稿チェックや他部署の担当者との情報共有が完結できてありがたいです。

森野さん　私のように新しいツールが苦手な人もいると思います。でも Brushup を使うことで、今までの方法を改善したり、新しい方法を導入したりする実践の大切さを痛感しました。今の業務をもっと正確により良くする方法を検討するときは「自分が頑張るだけでなく、ツールを活用するのも大事なんだ」と改めて感じました。

平田さん　やっぱり一度体験してもらうというのは、導入時の社内調整ではとても重要だと思います。Brushup は無料から試せるのでぜひおすすめしたいです。