130名超のスタッフの制作業務を圧倒的に効率化、 リモートワークでも万全な進行管理を実現
株式会社マイナビ 様
転職情報事業本部 西日本制作進行部 部長 Aさん、課長 Bさん
株式会社マイナビの転職情報事業本部・西日本制作進行部では、3年半前に求人サイト「マイナビ転職」の広告制作にBrushupを導入し、社内外130名のスタッフが活用されています。導入でデザイン進行全体が「見える化」し、業務効率化とともにテレワーク対応もスムーズに実現できたというお話を、ディレクターお二方に伺いました。
マイナビさんが Brushup を導入されたのは2017年5月です。さて、導入されてから3年半が経った今、Brushup をどのように活用されているのか、教えていただけますか？
Bさん はい、現在メインで使っているのが、転職サイト「マイナビ転職」求人広告内の「メッセージ画面」のデザイン進行です。制作部のメンバー、社内外の専門職スタッフであるデザイナー、ライター、カメラマンと、合わせて130アカウント超が毎日 Brushup で修正指示や確認の連絡をとりあって、マイナビに掲載する求人広告を作っています。
※写真はイメージです。
デザイン進行管理に課題
Brushup の導入前は、制作面で具体的にどんな困りごとがあったのでしょうか？
Aさん 弊社では、求人広告の案件ごとにディレクターが指揮をとり、デザイナー、ライター、カメラマンの方々に仕事を依頼して制作を進めますが、その進行管理に課題を抱えていました。
案件はスプレッドシートで管理していたのですが、依頼管理と、制作が始まってからの進行管理について、それぞれシートが分かれていたんです。そのため、案件がいまどういう状況にあるか、見えにくくなっていました。また、複数名が同時にそのスプレッドシートに入力していたので、間違えて上書きしてしまうトラブルもありました。
Bさん それにデザイン修正は、紙にカラー出力したものに赤字を入れて、その紙を PDF 化してメールでデザイナーに送っていたんです。プリントとスキャンに時間と手間がかかって、取材で外出が多いディレクターが会社にいるときでないと、修正指示ができないのも課題でした。
Aさん ディレクターごとにノウハウが属人化しているとも感じていました。他の人がデザイナーやライターとどうやって仕事を進めているのか、見えにくかったんです。
Brushup 導入で業務全体が「見える化」
なるほど、それが Brushup 導入によって、どんなふうに変化したのでしょうか？
Aさん 何より大きいのは、業務全体の「視認性」が高まったことです。スプレッドシートの管理をやめて、Brushup 内のカレンダー機能を使って管理することで、デザイナーやライターの稼働状況が一目でわかるようになりました。カレンダーには日付ごとに案件名と担当者のアイコンが表示されており、それをクリックすると紐付いている案件が展開され、現在どんな状況にあるかも一目で把握できます。案件の空き状況や進捗状況が見えるようになったことで、ディレクターが仕事を依頼するのも楽になりました。
Bさん Brushup 上で制作進行の過程を一元化できて、一括管理できるようになったことで本当に助かってます。導入前は、10人弱の専門職スタッフを4人で管理していたのですが、Brushup 導入後は、専門職スタッフ23人を、1人で管理できるようになりました。しかも現在は関西だけでなく、東海北陸、中四国、九州地区まで、案件の管理エリアが広がっています。
リモートワークでも問題なく業務が進行
それはすごい業務効率化ですね！ デザインの修正面では役立っているでしょうか？
Aさん レビュー機能を使うと、紙に赤入れする感覚で、修正箇所を明確にデザイナーに指示ができることが嬉しいです。正確に直しの意図が伝わりますし、PCやタブレット内で修正依頼を完結できるようになりました。しかも修正履歴がすべて残るので、何かしらミスが発生したときも原因の究明がすぐできるんです。
Bさん 出社しなくても滞りなく仕事ができるのは本当にありがたいですね。新型コロナの流行で、弊社でも今年4月から急遽リモートワークを導入しましたが、Brushup を利用していたことで、極めてスムーズに仕事を進行できています。ディレクターはもちろん、管理者も、案件の進捗状況が見えるので、専門職スタッフに安心して仕事を任せることができました。
※写真はイメージです。
コロナの中でも生産性が上がっているというお声を聞けて、私たちもとても嬉しいです。導入にあたって、操作方法やUIにはすぐに慣れましたでしょうか？
Bさん 問題なく非常にスムーズに導入できました。新しいITツールを導入するときはいつも「使いこなせるだろうか」と心配になりますし、実際スタッフからも「覚えるのが大変そう」という声が上がります。それで通常は、詳細なマニュアルを用意して研修を行ったりするんですが、Brushup の場合は必要なかったです。視覚的にすぐ使い方が理解できるので、社内外のスタッフみんなが使用しながら自然に操作を覚えていきました。
スタッフのスキル向上、ノウハウ共有も
それは良かったです。導入したことで、事前に予想しなかったメリットなどはありましたでしょうか？
Aさん 他のエリアや優秀なディレクターの仕事を共有して見ることができるので、「あのデザイン上手だなあ。いったいどういう風に進行したんだろう」というように、他の人から学びやすくなったことが大きいと思います。Brushup を使うことで、ディレクターやデザイナーのスキル向上、ノウハウの共有にもつながっていると感じます。
Bさん 正直いうと今では、Brushup が社内の制作体制に浸透しすぎて、導入前にどんな風に仕事を進めていたか、細かいところは思い出せなくなっています（笑）。うちの部署にとって、無くてはならないツールになっていますね。新しい機能もどんどんリリースされてお知らせをいただくのですが、まだ十分に活用できていないので、これから便利な新機能を使いこなしていくのが楽しみです。