パンフレットはフルカラーで情報満載、進行に苦心

中平さん　「健康宅配」は1997年から行っている事業で、高齢者や糖尿病・腎臓病の方に向けて日替わりのお弁当をお届けしています。提供する献立は毎月変わるので、私たちが制作会社さんと一緒にチラシやパンフレットを制作しています。フルカラーのお弁当画像だけでなく、価格、栄養価、アレルゲン情報などの大切な文字情報も扱うのでとても気の張る仕事です。

種類は多く、A3・A4のチラシや8ページのパンフレット、新聞用の折込チラシもあります。並行して作業するので、各案件の進捗が分からなくなってよく混乱していました。

飯塚さん　制作会社さんから届いた PDF をプリントして手描きで赤を入れて、また PDF化して送るのですが、微妙な修正はうまく伝わりません。「字が見えない」と電話を受けて対応する私たちだけでなく、修正を読み取る制作会社さんも大変だったと思います。

中平さん　データ管理では会社に負荷がかかっていました。いつもメールに大きな画像が添付されるので、社内サーバーがすぐいっぱいになってしまうからです。アーカイブへ移すにも時間が取られて大変でした。

飯塚さん　作業に手間がかかり、栄養価に関するミスが続けて出てしまった時期があって、これは管理ツールを入れなければ無理だと考えました。

費用対効果を試算、説明会を開いてスムーズ導入

中平さん　Brushup を知ったのは業務改善がテーマだった展示会ブースです。最初はプロジェクト管理ツールを想定していたので、校正専用ツールがあるとは知りませんでした。聞いてみると価格が良心的で、UI も見やすく使いやすい。取引先を無料で招待できるのも魅力でした。

すぐトライアルから始め、その間、社内稟議用に効率化のデータをまとめました。Brushup なら紙の出力が削減でき、プリントする時間や作業量も減ります。進捗が見え、ミスがなくなり、修正に要する時間も削減できました。ツール内で画像をストックできるので社内サーバーの負担も減ります。月間で作業時間が30時間、年間で数十万円が削減可能という試算が出ました。

一番心配だったのは制作会社さんに受け入れてもらえるかどうかです。これは Brushup の営業担当さんが3回講習会を開いてくださり、実際に動かして、どれだけ便利になるかを先方に納得してもらいました。

余裕が生まれ、本来の業務に時間を使えるようになった

飯塚さん　導入後は、案件ごとにスレッドを立てるので進捗で迷わなくなりました。誤植などのミスは1回も出ていないと思います。未着手のアイテムがすぐ分かるので、制作会社さんがとても便利になったと喜んでいました。

私自身は時短勤務で、子どもの都合で仕事を切り上げなければいけないときもあります。今は外から iPad で進捗確認や返信ができるので、気持ちに余裕が持てるようになりました。メッセージなら長い文面を考えずに済み、最近はリアクションボタンでも対応しています。

中平さん　欲しいデータも Brushup ならすぐ見つかります。以前は間違いのないように追われていた仕事でしたが、今は新商品の訴求をどうするか、デザインの工夫はできないかなど、本来の制作業務に時間を割けるようになりました。

使ってみて意外とよかったのが、スレッドから直接営業担当の方へ連絡できることです。疑問があれば作業の延長でメッセージを出せるので、ストレスなく仕事を進められています。