商品の性格上、校正時もさまざまな部門チェックが不可欠

私たちの部門には web の広告担当やコンテンツ担当、CM を制作するマスメディア担当など、多岐にわたる制作担当者がいます。クリエイティブを校正する際は、部内の制作担当者だけではなく、多数の関連部門にもチェックしてもらう必要があります。

これまでは、私たちが Excel にクリエイティブを貼り付け、コメントしてもらえるような形で関係部門に送っていました。戻ってきた校正紙の情報だけでは修正作業に不足している場合はコメントを追記したり、別のツールで保存してリンクを貼りつけたりするなど、校正以外の手間が多くかかりました。2校、3校と重なるとシートの画像データが重くなり、開くのが遅くなるというトラブルも起こっていました。

Excel で戻ってきたコメントを集約する作業も発生するのですが、名前が書かれていないと「誰のコメントか」が分からず再確認しなければいけません。また、指摘いただいた内容の温度感や優先度についても文字だけでは意図が伝わりにくいという課題がありました。

「最も効果的に関係者とのコミュニケーションがとれる」と思ったBrushup

最初に Brushup を知ったのは展示会だったと思います。以前から校正ツールを何社か検討していたのですが、2週間ほど他社ツールを含めて関係部門のメンバーとトライアル比較を行って、最終的に Brushup がいちばんスムーズにコミュニケーションがとれそうだと判断しました。

Brushup の第1の魅力は、必要な機能がピックアップされている点です。構造がとてもシンプルで、「この辺かな」と試しに触ってみるだけで思い通りに動くので驚きました。第2の魅力は、校正の依頼側と受け手側で同じ見え方になる点です。校正慣れしていない方でも使いやすい画面だと感じます。第3の魅力はリーズナブルな価格でした。

導入時に細かい操作説明会などは行っていませんが、今のところ操作についての問い合わせは一度も来ていません。画面自体も軽く、動作で待たされることはありません。

従来の業務フローを崩さず、かつ厳しいセキュリティ審査をクリア

現在は、ファイル単位で確認依頼ができるゲストレビュー機能を活用し、URL リンクを発行して Teams 上で校正を依頼するフローで運用しています。関係部門が多いため、業務フローを大幅に変更するのは非常に手間がかかります。しかし、ゲストレビュー機能を活用することで、「ファイルを送る」という従来の方法から「URL リンクを送る」という形に変えるだけで済み、業務フローは、ほとんど変わらないため助かっています。

導入時は、Brushup 社の営業担当者の方にお願いして、膨大なセキュリティのチェックシートの対応を時間をかけて、こまめに対応していただきました。おかげで厳しい社内審査をクリアすることができました。

また、オンラインツールだとデータが流動的なイメージがあるため、社内から「誰がいつこのコメントをしたか履歴を残してほしい」という要望もありました。これに対しては Brushup から PDF で出力したものを保管することで、要望を満たしています。

コメントの「温度感」の共有が可能に

社内に加えて、広告制作会社、広告代理店などと費用をかけずに企業間コラボレーションで連携できるので、お取引先の皆さんからの理解も得られやすいのもいいですね。制作会社ごとに校正に関するやりとりをする場所を変えることができ、非常に便利です。

導入時の課題だった「修正コメントの温度感」については、ラベル機能の活用で大きく改善しました。優先度の高さによってラベルを付けてもらい、修正の採用・不採用の判断についても担当者がラベルを変更することで一目で伝えられるようにしています。以前のような電話やメールを使った確認の手間を考えると、本当に良い機能だと思います。

今は校正準備のような作業からは解放されて、広告運用戦略やクリエイティブの品質向上など、本来必要なディスカッションに時間を使えるようになりました。Brushup を導入したことにより、人件費や人材活用の面でも大きなメリットがありました。

7月からはアカウントを倍に増やしました。今後は CM などを含めた動画校正でも応用できればと考えています。将来的には広告に関連する業務の校正は全て Brushup に集約し、1つのプラットフォームにしていきたいです。