コロナ禍で編集プロセスの見直しを迫られる

岡本さん　港区では、区政をお知らせする広報紙『広報みなと』を原則月3回発行しています。毎号8ページほどで、大きな特集のほか医療や暮らしの情報、イベント告知などを載せています。以前は初校・再校・最終校のチェック、校了までを紙ベースで進めていました。コロナ禍を経験し、デジタル化が進む中で「より見てもらえる広報紙にするにはどうしたらいいか」「デジタルツールを使って、紙面づくりをもっと効率化できないか」を模索するようになりました。

西尾さん　私はその頃に広報へ異動してきたので「全部紙で作業するのか」と驚いたんです。他部署に校正をお願いするときはいつも校正紙を整理して印を付けて、注意事項も添付して渡していました。これを初校・再校・最終校で毎回行うのでとても手間がかかります。「もっとコンパクトにデータ化できるのでは」と岡本さんに相談しました。

神戸市役所に使い方を聞き、迷わず選んだ

岡本さん　Brushup を知ったのは、デジタル化を推進する部門から「展示会でこんなツールがあったから使ってみたら」と声をかけられたからです。すでに神戸市役所さんも利用されていると聞いたので、オンラインで担当の方に話を聞いて良さを確認し、使ってみたいと手を挙げました。

西尾さん　広報紙の担当にはあと2人職員がいますが、みんなすぐに使い方が分かりました。マニュアルなどもほとんど見ていないと思います。

紙面を刷新、庁内のデジタル化にも貢献し始めている

西尾さん　Brushup は、広報係と制作会社とのやり取りで使っています。庁内の決まりでメールにデータを添付する際は上長の承認が必要なのですが、Brushup のスレッド経由であればすぐに修正内容を送受信できるので連絡が早くなりました。iPad を使うと紙と同じように指示を書き込めるのも便利です。また、Brushup の導入をきっかけに、校正のフローを見直して、PDF で全庁展開するようになり、業務の効率化が図れています。

岡本さん　導入のおかげで、庁内の DX の推進にも貢献できています。また、広報紙のリニューアルが加速し、写真やカラーを自由に配置できるようになったおかげで編集しやすく魅力ある紙面作りが可能になりました。何よりも誤記載がなくなったことは嬉しい成果です。Brushup 導入はゴールではなく「さらに届きやすい広報」へ進化する基盤になったと感じます。

撮影場所／札の辻スクエア ビジネスサポートファクトリー
コワーキングスペース