以前は PDF をメールでやりとり

上出　私たちの課では、毎月1回発行の『広報紙KOBE』を制作しています。神戸市に暮らす全ての方々に向けて、お伝えしておきたい市からの連絡事項やイベント情報、生活に役立つ情報などをお知らせしています。そちらの制作において Brushup 導入前は、版下作成事業者とメールで PDF のやりとりをしていました。

和田　行政のデータを扱うこともあってパソコンはセキュリティが厳しく、自分のパソコンでは外部からの添付ファイルつきメールを受け取れません。それで外部の版下作成事業者との修正作業は、専用のメールソフトで PDF を受信してから、自分のパソコンにデータを移して作業していました。その作業が本当にめんどうで、時間もかかっており、何か良い解決策を探していたんです。

上出　そんなときに、神戸市の中でスタートアップを支援する業務を担当している「新産業課」から、「広報紙の制作業務を効率化するツールとして、Brushup というサービスがあるよ。」と。それで、昨年7月〜8月にかけて1カ月間、試しに導入してみることにしました。

紙とまったく同じ感覚で赤字が入れられた

和田　導入にあたっては、Brushup の社長自ら市役所に来て、丁寧に使い方を説明してくれました。それまでは PDF を紙で全部出力して、それに赤字を書き込み、またスキャナーで PDF に読み取ってメールで送る、という作業を繰り返していました。それが Brushup を入れた iPad の画面にスタイラスペンで赤字を書き込んでみたら、紙とまったく同じ感覚で作業できたんです。いちいちPDF化してメールで送らずとも、版下作成事業者や課内の他の担当者に Brushup 上で瞬時に修正指定を送れるので、圧倒的に作業が効率化できました。

上出　導入前は、最終段階でほんの一行の簡単な直しが出ても、それをわざわざA3の紙にカラー出力していたんです。「紙で見ないと安心できない」という「紙は正義」みたいな感覚が課内にあったんですね。でも、iPad はズームや縮小も自在にできて本当に見やすいし、Brushup と組み合わせることで修正の履歴もぜんぶ残るので、より正確にチェックできて校正のミスが減りました。「今までなんで印刷してたんだろう」と思うようになりました。

1ヵ月の実証実験でどれぐらい効率化できたかデータをとったのですが、以前に比べてA3カラー印刷量が100枚ぐらいは減りました。1人あたりの作業時間も平均して8時間は毎月減ったので、年間にすると相当のコスト削減につながりましたね。現在は課内の数台の iPad を職員が共有して運用していますが、近々人数分の iPad を揃える予定なので、さらに効率化とコスト削減が図れると考えています。

より良い広報紙を作る仕事に集中できる

和田　職場に不在時でも修正をメールで送る必要がなくなったことも嬉しいです。前は一本の修正指示を送るために市役所に戻って作業をする必要がありましたが、いまは外出先や電車の中で iPad やスマホから修正をチェック、修正指示をすることができます。その分、広報紙の企画を立てたり、取材に力を入れたりといった、本来やるべき仕事に時間をかけることができるようになりました。『広報紙KOBE』のクオリティの向上にも役立っていることを実感します。

上出　サポートが本当に親身で盤石な体制なのもありがたいですね。「こんな機能があれば嬉しいです」という要望を伝えると、すぐに検討して実装してくれたりと、改良のスピード感に驚いています。

和田　『広報紙KOBE』の制作業務に配属されて3年目ですが、企画を立てることから、取材、記事の執筆までぜんぶ自分たちで行っています。いま配布している号ではサッカーの特集を組んで、ヴィッセル神戸のイニエスタ選手などを紹介しました（2020年3月現在）。神戸市内で市民の人たちに役立つ情報を、わかりやすく紙面にしてお届けするこの仕事は、本当にやりがいがあって楽しいと感じています。Brushup を活用しながら、さらに役立って面白い『広報紙KOBE』を作っていきたいと思います。