必要なファイルを探したり、メールを遡って現況を確認したりする無駄な時間が発生しなくなった

ライセンス業務を担当しているのですが、その中に、メーカーさんから出された商品の仕様やデザインを監修する「アプルーバル」という作業があります。このアプルーバル作業の際、Brushup が非常に役立っています。

以前は、Excel のフォーマットに入力して管理していました。Excel をフォルダに保存するとき、少しでも探しやすいようにフォルダ名を工夫します。しかしそれでも、使いたいファイルのありかを探すのには苦労していました。やっとファイルを見つけたら、そこからメールに移り、やり取りをたどっていって、今、どこまで進んでいるのかを確認する。Brushup の導入によって、このような手間が一切なくなりました。

50社以上とのやり取り、数百人で使っていてもトラブルなし

メーカーさんとのメール連絡については、スムーズなときでも、1商品あたり3～4往復のやり取りが発生していました。すると、どの商品のことを指しているのか、わからなくなることが出てくるんです。しかし Brushup なら、同じ商品のスレッドがずっと続いていくので、そのような心配がありません。「これはどの商品の話だったっけ」と過去のメールを辿る無駄な時間がなくなりました。

1ブランドあたり10～15社が関わっており、合わせて50社以上とのやり取りが発生。数百人が Brushup を使って弊社と連絡を取り合っていることになります。それでも、導入からの1年半、一度もトラブルは起こっていません。

弊社のアプルーバル担当者も、「抜け漏れがないので助かる」と言っています。

導入のきっかけは既に使っていた人からの推薦

導入を検討したそもそものきっかけは、既に Brushup を使っていた人から薦められたことでした。私は営業担当なので、アプルーバル業務をメインで行っているわけではありません。しかし、煩雑なやり取りを見るたびに、「もっと効率化できないものか」と思っていました。そんな時、「業務効率化を進めていて、Brushup を導入しています。とても使いやすいですよ」と教えてもらって。そこで、詳しい話を聞いてみることにしたのです。

これまで、海外ブランドとのやり取りの際に、指定されたシステムを使うこともありました。それらよりもずっと Brushup は使いやすい。便利な機能はたくさんありますが、中でも、「カスタム属性」機能を使ってソートをかけられる点に、特に惹かれました。品番を選んだら、それまでの履歴が全て見られて、「これは提出待ち」「次にすべきはこの作業」と、進行状況を把握できます。

例えば、お取引先に、商品のパッケージのデザインをアップロードしてもらうとします。すると、同じスレッドに、サイズや素材、金額など、商品の内容についても追記してもらうことができます。そのデザインの確認を弊社が行う際も、1次承認、2次承認と、承認の履歴を残せるわけです。「これは、他のシステムと違って、かなり使い勝手がよさそうだ」と感じ、まずは自分が担当しているところから導入してみることにしました。

契約前から二人三脚のサポート

導入前の設定については、入念に打合せを行いました。デモ画面を見ながら、Brushup 社の担当者が、その場で一緒に作ってくれました。二人三脚というか、おんぶに抱っこというか。こちらがざっくりした要望を伝えると、「それならこの設定でいきましょう」と明確な提案が返ってくる。そんなやりとりを半年近く重ねた後、契約しました。

正直、契約前に、ここまで動いてもらえるとは思っていませんでした。メーカーさんに登録してもらうためのマニュアルまで全部用意してくださって。運用のイメージが見える状態で導入できたので、非常に安心感がありました。本当にサポートが手厚くて、ありがたいです。

操作も難しくないため、メーカーさんには、最初の登録時にある程度説明すれば、その後は特に滞りなく使ってもらえています。普通にパソコンを使える人であれば大丈夫。特に講習会のようなものは開催していませんが、皆さん普通に使ってくださっています。

既存の業務に対しての運用はできているので、今度は、まだ使っていない便利な機能をどんどん使って、さらなる効率化を図りたいと思います。