2ブランドのグランドメニューをほぼ毎年改訂

弊社は英国風 PUB チェーン「HUB」と「82ALE HOUSE」の2ブランドを展開しています。ド リンクメニューを載せた横長のレジカウンター用メニューや、フードメニューを掲載するモ ニター用データ、店頭用の A1 サイズメニューなど様々な資材があり、各ブランドともおおよそ年1回は刷新します。私が2022年に改訂作業を引き継いだ際、その作業は非常にアナログであることに気付きました。

まず商品企画開発部でラインナップと価格を決め、掲載リストを作成して制作会社に発注します。校正の PDF データはメール添付で送られてくるので、それを実寸大で印刷し、マーケティング課や商品企画開発部のメンバーで校正します。そしてそれぞれのメンバーが回覧した修正内容を担当者が集約し、付箋を貼ってスキャンをして制作会社に返送する、という作業を４校から５校行っていました。

この方法は手間がかかり、担当者に大きな負担がかかっていました。「この令和の時代にもっと良いツールがあるはず」と思いながらも、探す余裕がありませんでした。そんななか昨年の大きな改訂作業が終わったタイミングで Brushup の方からご提案のご連絡をいただき、「そんな良いツールがあったのか」と試してみたのが導入のきっかけです。

無料アカウントを試してみて、すぐ正式導入

最初はオンラインでのお打ち合わせで各機能についての説明をいただきました。それを受けて、「物理的にやっていたことが全部 Brushup で完結できる！」と感じたので、早速無料アカウントを作成し、まずは軽微な販促物の校正で試してみました。

部長にトライアルを報告したところ「これは無料で使うより、セキュリティ機能も付けた正式な契約をしたほうがよい」とアドバイスがあり、導入はすぐに決まりました。

部長が「これは革命だ！」と喜んだ差分検出機能

現在は、マーケティング課と商品企画開発部に所属しているメンバーがそれぞれアカウントを持っています。商品企画開発部のメンバーは厳密には校正作業を行わないものの、メ ーカー様からの「校正中のメニューが見たい」というご要望を受けてその時点での最新版の画像や原稿を共有する機会がよくあります。Brushsup 導入前だと、マーケティング課から商品企画開発部担当者へ最新版を共有、それをメーカー様に送付するという作業が発生していたのですが、導入後は Brushup 上で担当者が自ら最新データを確認して送付できるようになり、作業がずいぶん楽になりました。

グランドメニューの改訂は多くの商品を隅々まで確認しなければならず、校正作業に非常 に多くの時間を割いていました。Brushup 導入前は校正データが届くと3人がかりで時間を作り、読み上げ係とチェック係に分けて毎回1時間半ほどかけて作業していました。また過去に修正した箇所が先祖返りしてしまう事象があり、あと 1 か所修正すれば校了という場面でも、念 のため全項目をチェックすることもありました。

部長はメニュー校了の最終責任を負う立場なので人一倍神経を使っていたのですが、Brushup の差分検出機能を知り「これは革命だ！」と一番喜んでいます。校正データと仕上がりデータを比べて変更があった部分だけ抽出されるので、「念のため」と行っていた全項目チェックの手間が大幅に省けたからです。実感として「これで仕事が1/4になった」と話しています。

校正者の心理的負担は激減、新しい制作物にも取り組める

オンライン校正ツールの存在すら知らなかったスタートでしたが、直感的に操作できる設計になっているので操作の習得は非常に簡単でした。商品企画開発部のメンバーも、少し触っただけで「これはすごいね」と驚いていました。

紙で校正を回していた頃に比べ、校正担当者としての心理的負担は大幅に減りました。校正が出てくると「またあの作業か」と気が重かったのですが、Brushup で一元管理できるようになると一瞬で終わります。

定時後に一人で残業をして行っていた、文字校正後の集約作業もなくなり、制作会社へメンションを付け「レビューしました」とコメント投稿して終わります。これにより、実質的な人件費削減にも繋がっています。

また、以前は出社して最新データを整理した後に、物理データを回覧し関係者へ周知していたのですが、今はブラウザから Brushsup へログインすればいつでもだれでも確認することができ、出張先でも作業を止めることなく、校正作業ができるので非常に助かっています。

作業負担が減ったぶん、近年増えている地域別メニューを制作する余裕が生まれたり、グランドメニューの改訂もスムーズに行えるようになりました。社内のメンバーはもちろんのこと制作会社の皆さんの工数も減りました。外食企業は扱う商品数が多いと思うので、Brushsup を導入することで、大きなメリットを享受することができると思います。