膨大な量の、広告制作の確認メールを削減したかった

青山　Brushupを導入したのは、サービスが始まって間もない2017年1月でした。当社は全国の支社がそれぞれ国外・国内の旅行商品を企画し、トータルすると65,000本ものツアーを販売しております。一般のお客さまを対象とする営業部の他に、地域創生をテーマに自治体を顧客とする部署や、近年非常に増えている外国人の訪日旅行を担当する部署などが、さまざまな旅行を企画しています。私たちの部署「ウェブ販売課」ではそうした旅行企画のインターネット広告や、全国200万人の会員様に配信するメールマガジンの制作を担当しております。それでウェブ販売チーム内のところへは、画像や文面・デザインの確認を求めるメールが、１日に200〜300件ほど届いており、「どうにかこの膨大な数のメールを削減できないか」と思うようになったのが、Brushup導入のきっかけでした。

山田　私はバナー広告のデザイン進行を担当しています。当社ではセキュリティ上の必要性から、社内専用のメーラーを使っているのですが、各個人に割り振られた容量が少なく、一定期間で過去のメールを削除する必要がありました。そのため過去のメールを参照したくても、削除済みで確認できないことがあり困っていました。
加えて近年は動画広告の制作が増えており、ファイルサイズが大きい動画ファイルは送信の際に制限が掛かり社内メールでは送れないことも悩みのタネでした。

岡本　私が制作を担当する会員様向けのメールマガジンは、平均すると1日に3通発行しています。だいたい1本につき1〜2週間ほどを制作にかけており、旅行の日時や値段などの間違いがないよう確認をお願いする人が沢山います。そのため、何十本も同時に制作進行しているメルマガの確認作業で、数えきれないぐらいメールをやりとりする必要があったんです。文字量も多いし、イベント絡みで突発的な企画が飛び込んできたりもよくあり、その管理が本当にたいへんで……、何か良いツールがないか探していたんです。

グループウェアの中で群を抜いていた操作性

青山　そうした背景から2年前、いくつかの他社のグループウェアとともに、まずは無料版のBrushupを試すことにしました。試験的に５〜６人のスタッフのやりとりに導入してみたところ、シンプルで直感的に使える操作性から、Brushup導入を決めました。他社サービスの多くは、すぐに使い方がわからず、マニュアルを見る必要がありました。Brushupは見てすぐに感覚的に操作方法がわかり、その使いやすさは群を抜いていました。すぐに有料プランに切り替えて、現在は、阪急交通社の東京・名古屋・関西・福岡の各支社および制作子会社を含め、60人ほどの連絡ツールとして活用しています。

山田　主な使い方は、バナー広告やメールマガジンのデザイン・文面の修正のやりとりです。それまでは、画像をわざわざエクセル等に貼り付けて、メールの添付ファイルで担当者に送り、修正を書き込んで貰うやり取りをしていました。メールの場合は、そのやり取りが非常に手間になり、関係者が数名以上になると承認やチェック状況の確認を取るのに時間が掛かりました。
しかしBrushupなら、こちらのコメントに対して既読状況が確認できる上に、ブラウザ上にアップされた画像に直接コメントを書き込むことができ、やり取りが関係者に通知が自動で飛ぶのでメールを送る必要がありません。セキュリティもしっかりしているので、外部の制作会社とも安心してやりとりができるのも利点です

青山　まるでBrushupの営業の人みたいなコメントですが（笑）、実際に導入してみて、当初の目的どおり、社内を飛び交うメールの量は激減しました。それに加えて、制作のミスも大幅に減らすことができたのが非常に大きな効果でした。複数の人間にメールで校正チェックを頼むと、それぞれの人で「戻し」のタイムラグが発生します。そういうチェックが２回、３回重なると、どれが最新版なのか分からなくなって、いつの間にか制作物に以前の情報が混じってしまうことがよくあったんです。僕らはそれを「先祖返り」と呼んでいたんですが、そういうバージョン違いに起因するミスが、Brushupを使うようになってからかなり減少することができました。

残業代をはじめ人件費・時間コストを大幅に削減できた

山田　先程申しましたように、社内のメールは容量が少ないので動画が送れないのですが、Brushupの場合は、 YouTubeのようにブラウザの再生ボタンを押せばすぐに動画が再生されます。それまでは、動画の確認をお願いする際に、ファイル形式により動画プレイヤーをインストールして貰ったり、使用方法などを説明するのに時間が掛かることがありました。そういう手間が一切かからず、ブラウザ上で再生やチェックのコメントが一画面で完結出来るのは本当に便利だと感じています。

岡本　メールでのやりとりの場合、過去の修正履歴を確認する必要がよくあるのですが、それを探す手間が無くなったこともありがたいですね。一つ一つの作業は１〜２分でも、数十人分の作業が積み重なれば、膨大な時間になります。Brushup導入によって、会社全体の時間コストを大きく削減できたことは間違いありません。

青山　メールは重要な連絡も、そうでないものも、すべて並列で届きます。会議などの議事録がccで複数人に送られてくることはどの会社でもよくあると思いますが、その情報が自分にとって本当に必要かどうかは、開いてみないとわかりません。Brushupを使うようになってから、制作進行に関する連絡と、そうでない個別の連絡がはっきり区別できるようになり、重要なメールにだけ返事をすれば良くなりました。残業時間などの人件費の削減にもつながるツールであることを実感しています。現在使用している部署から、さらに多くの支社・部署へと活用を広げていきたいですね。