150名の校正を紙ベースで管理していた

佐藤さん　本学は毎年高校生向けの『学校案内』を制作しています。2022年度は148ページを使って大学20学科を紹介したほか、大学生活、OB や OG の活躍、留学や奨学金、入試情報を伝えました。校正対象は取材に関わった教職員や制作会社の方を含めて毎年150名ほどになります。Brushup 導入前は紙ベースの校正を行っていたので本当に大変でした。

山本さん　紙ベースの頃は学部ごとに原稿や封筒を整理するケースがいくつも置かれていて、私はまだそれを傍から見ていた立場だったんですけれど。

佐藤さん　当時は原稿が入った封筒を皆さんに渡して、手書き校正を戻してもらっていました。その方法だと出勤する教職員に合わせて受け渡しに行ったり、個性的な文字を解読して集約原稿を作ったりしなければいけません。私が主担当を引き継いだときは「今より効率良く進めたい」と考えてツールを探しました。

誰でもすぐ使える操作感の良さ

佐藤さん　Brushup は操作感の良さが印象的でした。校正にはさまざまな IT リテラシーの方が関わりますが、これなら PC 操作が分かる人であればすぐ使えます。それに導入前から「こうしたい」という要望や疑問に細かく対応いただけたのはお世辞抜きでありがたかったですね。操作説明用の動画も作っていただいてスムーズに導入できました。

ゲストレビュー機能を活用して確実な校正

佐藤さん　ゲストレビュー機能は、導入前の前提条件を見事に叶えていた機能です。校正作業では「校正者に見てほしい部分」と「私たちだけが見たい部分」があります。この機能のおかげで我々が実現したい運用がうまくできました。

山本さん　在宅勤務も Brushup のおかげでできるようになりました。紙だとなかなか持ち帰れない分量でしたが、今は画面上で全て確認できます。

佐藤さん　入学センターは全国の高校への出張が多い部署です。これまでは『学校案内』の校正で戻ることがありましたが、今は出張中でも校正対応が可能になりました。修正前と修正後を比べるときは表示部分を連動してくれるので、差分も分かりやすいです。

山本さん　私は今年度の『学校案内』制作の主担当になりました。さらに運用面での改善が進められたらと思っています。