Brushupで社内報と社内研修動画制作を効率化

社内報の制作に Brushup を活用しています。
以前は年4回、紙の社内報『PATIO』を発刊していました。弊社の国内社員は約9,000人で、希望する社員に紙で送り、PDF版をイントラネットで公開。海外の社員には、電子データで送信していました。しかし、約1年前から Web媒体に移行し、記事単位で Web上に公開するようになりました。これによって、発刊頻度を柔軟に調整できるようになったんです。

Brushup は社内報だけでなく、新入社員研修中に撮影する動画の制作にも使用しています。200名以上の新入社員を紹介する動画は社内でも非常に好評な企画です。Brushup を導入する前は、メールなどで動画内の修正箇所を伝えていましたが、今では  Brushupを使ってスムーズにコミュニケーションをとることができています。

制作会社指定のツールからBrushupへの変更を決断。より効率的に

社内報の制作を進める際、社外の制作会社と一緒に作っています。その制作会社さんが使っているツールでは、メッセージのやり取りやタスクごとの管理ができるものの、校正する上での機能が不十分でした。当時は、メールとそのツール両方を使っていたため、どちらも確認しなければならず、効率性が落ちるという事態が発生していました。

また、動画などのレビューを文字だけで的確に伝えることが難しく、こちらの意図と異なる修正が返ってくることもありました。テキストのやりとりだけでは伝わらないため、電話で長時間話し合うこともあり、非効率だと感じていました。

そもそも制作会社さんが契約しているツールを使わせていただく形だったため、カスタマイズや設定変更が柔軟にできません。そこで、自社で管理できる新しいツールを探していたところ、Brushup に出会いました。

導入3つの決め手。手厚いサポート、階層型タスク管理、直感的なレビュー機能

Brushupを選んだ理由は大きく3つあります。

1つ目は、サポートが非常に手厚かったことです。他のサービスでは、カスタマーセンターに質問しても返答が遅かったり、弊社のニーズに合わせたフォローが得られなかったりすることがありました。でも、Brushup さんは導入前から丁寧に対応してくださり、疑問点が解消しました。弊社のニーズに合う製品だと確認した上で、導入を決めることができました。

2つ目は、機能面です。Brushup はただのチャットツールではなくて、ワークスペース、プロジェクト、アイテムの3階層に分けてタスク管理できるところは、特に実用的だと思います。

3つ目は、動画や画像、ウェブサイトのレビューが直感的に行えることですね。Brushup ではスクリーンショットを撮って、そこに直接コメントを入れることができます。指示出しをする際、この機能がきっと役立つだろうと感じました。

Brushupの活用を推進し、社内の業務効率化を加速

実際に Brushup を使ってみて、特に便利だと感じているのは、プロジェクトの進捗状況や担当者が一目でわかるところです。また、動画や画像に直接コメントを入れられる機能は、すごく使い勝手が良いですね。UI や UX も直感的で、マニュアルを見返す必要がほとんどありません。

Brushup の導入により、レビューや修正事項を伝える作業が、半分以下の工数で済むようになりました。コスト面でも、非常にリーズナブルです。

また、外部の制作会社とのコラボレーションも容易になりました。外部の制作会社を Brushup に招待し、柔軟に権限管理もできるので、非常に便利です。

Brushup を活用することで生まれた時間は、グローバルな社内コミュニケーションの充実に役立てていきたいです。これまでの社内報では国内の社員に焦点が当たりがちでしたが、海外社員も取り上げるゆとりが出てきました。効率化できた分、コンテンツの質を高めることに時間を割けるようになったと感じています。

Brushup を導入して3年ほど経ちますが、まだまだ活用しきれていない機能があります。それらの機能を十分に活用することで、業務の効率化をさらに進められるのではないかと考えています。

また、社内報だけでなく、製品のパッケージデザインや研修資料の作成など、Brushup を活用できる業務領域は他にもあると感じています。